क्या आपको याद है जब ऑफिस में वे काम के घंटे एक कागज पर लिखते थे जिसे क्लिप से लटकाया जाता था? वो दिन बहुत पुराने नहीं थे जब लोग जल्दी से अंदर आते, लिखने के लिए कलम उठाते और उम्मीद करते कि कोई कागज पर पैर न रख दे, लेकिन आज वो बातें पुरानी लगती हैं। समय किसी भी कंपनी के लिए सबसे मूल्यवान संसाधन बन गया है, और इसे पुराने तरीकों से प्रबंधित करना, असल में, पैसे गंवाने और जुर्माने का जोखिम उठाने का एक तरीका है।
टाइम ट्रैकिंग ऐप आखिर क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है?
टाइम ट्रैकिंग ऐप एक सॉफ्टवेयर (आमतौर पर क्लाउड-आधारित) होता है जो आपके कर्मचारियों के काम के घंटों को रिकॉर्ड करता है, स्टोर करता है और व्यवस्थित करता है।कागज़ की घड़ियों या पुराने स्टैंडअलोन टर्मिनलों की जगह लेने के लिए। इसे iPhone से एक्सेस किया जा सकता है, लेकिन आमतौर पर इसका वेब संस्करण, Android संस्करण और टैबलेट या भौतिक टर्मिनलों पर कियोस्क मोड भी उपलब्ध होता है।
स्पेन में, समयपालन कानूनी अनुपालन से घनिष्ठ रूप से जुड़ा हुआ है।राजसी अध्यादेश-कानून 8/2019 के बाद से, सूक्ष्म उद्यमों और कर्मचारियों वाले स्व-रोजगार व्यक्तियों सहित सभी कंपनियों को प्रत्येक कर्मचारी के दैनिक कार्य घंटों को रिकॉर्ड करना होगा, जिसमें प्रारंभ और समाप्ति समय दर्शाया गया हो, इस डेटा को कम से कम 4 वर्षों तक रखना होगा और इसे कर्मचारियों और श्रम निरीक्षणालय के लिए सुलभ बनाना होगा।
मोबाइल ऐप्स की खूबी यह है कि वे कर्मचारी और कंपनी दोनों के लिए जीवन को आसान बनाते हैं।जो लोग दूर से, सड़क पर या विभाजित शिफ्ट में काम करते हैं, वे जीपीएस की मदद से अपने आईफोन से अपनी उपस्थिति दर्ज कर सकते हैं, और मानव संसाधन विभाग को एक्सेल स्प्रेडशीट, हस्ताक्षरित शीट और अंतिम समय में सुधारों से जूझना बंद हो जाता है।
इसके अलावा, अधिकांश आधुनिक समाधान अब केवल प्रवेश और निकास को रिकॉर्ड नहीं करते हैं।लेकिन वे इसमें कई दिलचस्प पहलू जोड़ते हैं: अवकाश प्रबंधन, अनुपस्थिति और समय बैंक, शिफ्ट योजना, परियोजनावार उत्पादकता रिपोर्ट और यहां तक कि निरीक्षण की स्थिति में निश्चिंत रहने के लिए कानूनी सलाह भी।
कानूनी तौर पर आपको किसी विशिष्ट ऐप का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको एक निष्पक्ष, विश्वसनीय, अपरिवर्तनीय और सुलभ रिकॉर्ड की गारंटी देनी होगी।व्यवहार में, घर पर बने टेम्पलेट्स या मैन्युअल तरीकों से इन आवश्यकताओं को पूरा करने का प्रयास करना अनावश्यक जोखिम उठाना है।
समय-ट्रैकिंग ऐप्स के सामान्य फायदे और आशंकाएं
टाइम ट्रैकिंग ऐप को लागू करने के कई स्पष्ट फायदे हैं।सबसे पहले सबसे ज़रूरी बात: नियमों से अवगत रहना और श्रम निरीक्षण विभाग के किसी भी दिन पूछताछ के लिए आने पर चैन से सोना। एक सुव्यवस्थित प्रणाली इस बात का रिकॉर्ड रखती है कि कौन आया, गया, आराम किया या ओवरटाइम किया, और एक आधिकारिक रिपोर्ट तैयार करती है जिसे कुछ ही सेकंड में निर्यात किया जा सकता है।
एक अन्य प्रमुख लाभ दोहराव वाली प्रक्रियाओं का स्वचालन है।अब कैलकुलेटर से घंटों की गिनती करने या पेरोल में डेटा को मैन्युअल रूप से कॉपी करने की कोई आवश्यकता नहीं है। कई ऐप्स नियमित घंटे, ओवरटाइम, नाइट शिफ्ट, ब्रेक या जमा किए गए घंटों की गणना स्वचालित रूप से करते हैं, जिससे त्रुटियां कम होती हैं और प्रशासनिक समय अधिक महत्वपूर्ण कार्यों के लिए बचता है।
आंतरिक संगठन में भी सुधार होता है।अच्छे टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर की मदद से आप अपने मोबाइल डिवाइस से ही शिफ्ट शेड्यूल कर सकते हैं, अनुपस्थिति का प्रबंधन कर सकते हैं, छुट्टियों को मंज़ूरी दे सकते हैं और किसी भी समय यह जान सकते हैं कि कितने लोग काम कर रहे हैं और कहाँ। यह उन कंपनियों के लिए बेहद उपयोगी है जिनमें रोटेटिंग शिफ्ट होती हैं या जिनकी टीमें बहुत मोबाइल होती हैं।
कर्मचारी के दृष्टिकोण से, एक पारदर्शी ऐप सुरक्षा और स्वायत्तता प्रदान करता है।प्रत्येक व्यक्ति मानव संसाधन विभाग पर निर्भर हुए बिना अपने रिकॉर्ड देख सकता है, अपने कार्य घंटे देख सकता है और अपना पिछला रिकॉर्ड डाउनलोड कर सकता है। इससे पुराने सिस्टमों द्वारा उत्पन्न होने वाले विवाद, गलतफहमियां और अस्पष्ट नियंत्रण की भावना कम हो जाती है।
और कमियां? आम चिंताओं में निजता (विशेष रूप से भौगोलिक स्थान या बायोमेट्रिक्स के संबंध में) और उत्पादकता, स्क्रीनशॉट या कीबोर्ड गतिविधि पर अत्यधिक केंद्रित ऐप्स में अत्यधिक निगरानी का एहसास शामिल है। कुछ समाधान इतने जटिल होते हैं कि वे छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए बोझ बन जाते हैं, जो केवल कर्मचारियों की उपस्थिति को ट्रैक करना चाहते हैं और प्रक्रिया में उलझना नहीं चाहते।
स्पेन में डिजिटल भर्ती के लिए कानूनी कुंजी
आईफोन के लिए ऐप्स की सूची में प्रवेश करने से पहले, कानूनी आवश्यकताओं के बारे में पूरी तरह से स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है।क्योंकि बाजार में उपलब्ध सभी उपकरण उन्हें समान रूप से कवर नहीं करते हैं, और उनके मुफ्त प्लान में तो यह सुविधा और भी कम होती है।
कानून के अनुसार, दैनिक कार्यदिवस के प्रारंभ और समाप्ति समय को रिकॉर्ड करना अनिवार्य है।केवल "8 घंटे काम किया" लिखकर विवरण देना पर्याप्त नहीं है। यह रिकॉर्ड कम से कम 4 वर्षों तक रखा जाना चाहिए और अनुरोध करने पर कर्मचारी और श्रम निरीक्षणालय दोनों को उपलब्ध होना चाहिए।
चुनी गई प्रणाली वस्तुनिष्ठ, विश्वसनीय और अपरिवर्तनीय होनी चाहिए।यह बिना किसी सबूत के एकतरफा घोषणाओं पर आधारित नहीं हो सकता, न ही यह समय को इस बात का रिकॉर्ड रखे बिना बदलने की अनुमति दे सकता है कि किसने कब और कैसे बदला। यहीं पर कई "घरेलू" समाधान (संपादन योग्य एक्सेल स्प्रेडशीट, कागजी टेम्पलेट, यादृच्छिक ईमेल) स्पष्ट रूप से विफल हो जाते हैं।
साथ ही, डेटा संरक्षण और गोपनीयता नियमों का सम्मान किया जाना चाहिए।जियोलोकेशन या बायोमेट्रिक तकनीकों (फिंगरप्रिंट, चेहरे की पहचान आदि) का उपयोग अत्यधिक विनियमित है, और स्पेन में बायोमेट्रिक्स को उपस्थिति दर्ज करने के एक तरीके के रूप में AEPD (स्पेनिश डेटा संरक्षण एजेंसी) द्वारा दृढ़ता से प्रतिबंधित किया गया है और कई स्थितियों में इसे हतोत्साहित भी किया जाता है।
अंत में, कर्मचारी के निजी मोबाइल फोन को उपस्थिति दर्ज करने के उपकरण के रूप में इस्तेमाल करने के लिए बाध्य नहीं किया जा सकता है।कंपनी को एक वैध उपकरण या सिस्टम उपलब्ध कराना होगा, और व्यक्तिगत फ़ोन का उपयोग केवल स्पष्ट सहमति और ठोस औचित्य के साथ ही अनिवार्य किया जा सकता है (और तब भी, यह एक संवेदनशील मामला है)। सामान्यतः, सबसे समझदारी भरा तरीका विकल्प प्रदान करना है: कंपनी के iPhone पर एक ऐप, एक वेबसाइट, एक ऑफिस टैबलेट या एक कियोस्क।
टाइम ट्रैकिंग ऐप में वो विशेषताएं जो इसे खास बनाती हैं
आईफोन के लिए सभी भर्ती ऐप एक जैसे नहीं होते और न ही उनका उद्देश्य एक जैसा होता है।चयन करने से पहले, यह जानना ज़रूरी है कि वे कौन-कौन सी सुविधाएँ प्रदान करते हैं और आपकी कंपनी और कर्मचारियों के प्रकार के लिए आपको वास्तव में किन सुविधाओं की आवश्यकता है।
शेड्यूल और शिफ्ट प्रबंधनएक अच्छा ऐप आपको काम का शेड्यूल बनाने, रोटेटिंग, नाइट, स्प्लिट या प्रोजेक्ट-आधारित शिफ्टों को मैनेज करने और बिना किसी परेशानी के बदलावों को एडजस्ट करने की सुविधा देता है। अगर आपकी शिफ्टें अनियमित हैं, तो Woffu, TrackPeople या Sesame HR जैसे टूल अपने विज़ुअल शेड्यूल के लिए बेहतरीन विकल्प हैं।
उपस्थिति, अनुपस्थिति और अवकाश नियंत्रणसाधारण "लॉग इन और लॉग आउट" प्रक्रिया के अलावा, कर्मचारियों के लिए अपने iPhone से सीधे अवकाश, छुट्टी या बीमारी की छुट्टी का अनुरोध कर पाना और प्रबंधकों के लिए एक क्लिक में उन्हें स्वीकृत कर पाना बेहद उपयोगी है। Factorial, Bizneo HR, Kenjo और Bizneo HR Suite अपनी संपूर्ण HR कार्यप्रणाली के सहज एकीकरण के लिए जाने जाते हैं।
भौगोलिक स्थान निर्धारण और मोबाइल कार्यदूरस्थ टीमों, बिक्री कर्मचारियों या फील्ड कर्मियों के लिए, अपने कार्यस्थल का पता लगाने के लिए जीपीएस-आधारित समय ट्रैकिंग लगभग अनिवार्य है। Bixpe, Hubstaff, Kronjop (उन्नत योजनाओं में) या QuickBooks Workforce जैसे ऐप्स जियोलोकेशन और कुछ मामलों में जियोफेंसिंग की सुविधा प्रदान करते हैं।
रिपोर्ट, विश्लेषण और लेखापरीक्षायहीं पर दिखावटी ऐप और गंभीर सॉफ़्टवेयर के बीच का अंतर स्पष्ट हो जाता है। Clockify, Beebole, Holded और Kronjop जैसे टूल आपको कर्मचारी, प्रोजेक्ट, क्लाइंट या विभाग के आधार पर विस्तृत रिपोर्ट तैयार करने के साथ-साथ उन्हें PDF, Excel या CSV में एक्सपोर्ट करने की सुविधा देते हैं। Kronjop एक कदम आगे बढ़कर ऑडिट लॉग की सुविधा भी देता है, जिसमें अपरिवर्तनीय, हैश किए गए रिकॉर्ड होते हैं और जिन्हें विशेष रूप से निरीक्षणों के लिए डिज़ाइन किया गया है।
अन्य उपकरणों के साथ एकीकरणयदि आप पहले से ही ERP, पेरोल सॉफ़्टवेयर या प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं, तो आदर्श रूप से आपका टाइम ट्रैकिंग सिस्टम भी इनके साथ एकीकृत होना चाहिए। QuickBooks Workforce, QuickBooks अकाउंटिंग के साथ सहजता से एकीकृत हो जाता है, Holded टाइम ट्रैकिंग को इनवॉइसिंग और प्रोजेक्ट्स से जोड़ता है, और कई अन्य (Clockify, Hubstaff, Toggl, Beebole, आदि) Trello, Asana, Slack या HR सिस्टम के साथ एकीकृत हो जाते हैं।
अपने iPhone से काम पर आने का समय दर्ज करने के लिए सर्वश्रेष्ठ ऐप्स: कानूनी, व्यावहारिक और पूरी तरह से परीक्षित
चलिए मुद्दे की बात पर आते हैं: अगर आप अपने आईफोन से काम पर आने-जाने का समय रिकॉर्ड करना चाहते हैं और स्पेन के कानून का पालन करना चाहते हैं, तो कौन से ऐप सबसे उपयुक्त हैं?हम केवल स्पेनिश समाधानों को ही शामिल नहीं करते हैं, क्योंकि बहुत शक्तिशाली अंतरराष्ट्रीय उपकरण मौजूद हैं, लेकिन हम स्पेनिश नियमों और स्पेनिश श्रम संदर्भ के अनुकूलन की सीमा पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
क्रोनजॉप: कानूनी दृष्टिकोण और सलाह के साथ समय ट्रैकिंग
क्रोनजोप इसका जन्म स्पेन में कानूनी अनुपालन के लिए तैयार किए गए टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर के रूप में हुआ था।सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए डिज़ाइन की गई योजनाओं के साथ, जिन्हें iPhone, कंप्यूटर या टैबलेट से उपयोग करना बहुत आसान है।
इसकी प्रमुख विशेषताओं में कई उपकरणों (मोबाइल, वेब, क्यूआर, पिन या भौतिक टर्मिनलों के साथ एकीकरण) से समय दर्ज करना शामिल है।उनके उच्च स्तरीय प्लान में अवकाश और अनुपस्थिति प्रबंधन, टाइम बैंक, निरीक्षण के लिए तैयार रिपोर्ट और गूगल मैप्स के साथ सिंक्रोनाइज़्ड जियोलोकेशन सिस्टम शामिल हैं।
इसकी मुख्य विशेषता घटनाओं का पता लगाने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करना है। (गलतियाँ, अत्यधिक कार्य घंटे, विसंगतियाँ) और ऑडिट लॉग में अपरिवर्तनीय हैश किए गए रिकॉर्ड के साथ दर्ज किए जाते हैं, ताकि निरीक्षकों के आने पर आपको तुरंत कोई समाधान न ढूंढना पड़े। इसमें वीडियो कॉल के माध्यम से व्यक्तिगत ग्राहक सहायता और विशेष कानूनी सलाह भी शामिल है।
एसेंशियल प्लान की कीमत लगभग €2,40 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह है।अन्य किफायती प्लान भी उपलब्ध हैं जिनमें समय के साथ उन्नत सुविधाएं जुड़ती जाती हैं। यह विशेष रूप से उन छोटे और मध्यम आकार के उद्यमों (एसएमई) के लिए अनुशंसित है जो अनुपयोगी मॉड्यूल के लिए भुगतान किए बिना एक मजबूत समाधान चाहते हैं, और उन कंपनियों के लिए भी जो निरीक्षण या जटिल समझौतों के वास्तविक जोखिम का सामना कर रही हैं।
क्लॉकफ़ाई: प्रोजेक्ट टाइमलाइन का बादशाह, एक बेहद उदार मुफ़्त प्लान के साथ
घड़ी भर यह अंतरराष्ट्रीय स्तर पर सबसे लोकप्रिय टाइम ट्रैकिंग और टाइम मैनेजमेंट ऐप्स में से एक है।इसका सबसे बड़ा फायदा यह है कि इसमें असीमित उपयोगकर्ताओं और परियोजनाओं के साथ एक मुफ्त प्लान उपलब्ध है, जो फ्रीलांसरों, एजेंसियों और स्टार्टअप्स के लिए आदर्श है जो बिना अग्रिम धन खर्च किए अपने आईफोन से बिल योग्य घंटों और उत्पादकता को मापना चाहते हैं।
इसके बेसिक वर्जन में आप मैन्युअल रूप से या स्टॉपवॉच से समय रिकॉर्ड कर सकते हैं, प्रोजेक्ट और टास्क बना सकते हैं, और एक्सपोर्ट करने योग्य रिपोर्ट जेनरेट कर सकते हैं। यह PDF, Excel या CSV फॉर्मेट में उपलब्ध है। इसमें प्रोडक्टिविटी डैशबोर्ड, Trello, Asana या Slack के साथ इंटीग्रेशन और iOS पर बेहद सुविधाजनक विजेट्स भी शामिल हैं।
इसका बिजनेस मॉडल "ओपन कोर" है: बुनियादी उपयोग मुफ्त है, लेकिन शासन संबंधी सुविधाएं (अनुमोदन, समय अवरोधन, अवकाश प्रबंधन आदि) सशुल्क योजनाओं में शामिल हैं।इसका मतलब यह है कि स्पेनिश नियमों का पूरी तरह से पालन करने के लिए, आपको स्टैंडर्ड या प्रो संस्करण में अपग्रेड करने की आवश्यकता हो सकती है, खासकर यदि आप ट्रेसबिलिटी और संशोधन नियंत्रण की तलाश में हैं।
यदि आपकी प्राथमिकता परियोजना नियंत्रण और प्रति घंटा बिलिंग है तो यह बिल्कुल सही है।और आपकी टीम में आंतरिक विश्वास का स्तर उच्च है। बड़ी कंपनियों या कानूनी मामलों पर विशेष ध्यान देने वाली कंपनियों के लिए, यह आकलन करना महत्वपूर्ण है कि उनकी सीमाएं आपके जोखिमों के अनुरूप हैं या नहीं।
जिबल: पहचान और स्थान सत्यापन के साथ निःशुल्क साइन-अप
जिबल यह एक ऐसा ऐप है जो मुख्य रूप से मोबाइल टाइम ट्रैकिंग पर केंद्रित है और इसमें धोखाधड़ी को रोकने के लिए अतिरिक्त नियंत्रण भी मौजूद हैं।जैसे कि चेहरे की पहचान और भौगोलिक स्थान निर्धारण। इसके आईफोन ऐप से, आप एक ही टैप से काम शुरू और खत्म कर सकते हैं, ब्रेक ले सकते हैं और गतिविधियां बदल सकते हैं, साथ ही अत्यधिक दृश्य डैशबोर्ड पर अपने काम के घंटों की समीक्षा कर सकते हैं।
फ्री प्लान में असीमित उपयोगकर्ता, जीपीएस और चेहरे की बायोमेट्रिक्स ट्रैकिंग, स्वचालित रिमाइंडर और ऑफलाइन मोड की सुविधा मिलती है। जिन क्षेत्रों में इंटरनेट की सुविधा नहीं है, उनके लिए यह सुविधा उपलब्ध है। साथ ही, यह टैबलेट को कियोस्क मोड में उपयोग करने की अनुमति देता है ताकि कई लोग एक ही डिवाइस से अपनी उपस्थिति दर्ज कर सकें।
इसकी सीमाएं तब समाप्त हो जाती हैं जब आपकी संरचना जटिल हो जाती है।फ्री प्लान में केवल एक वर्क शेड्यूल, एक एडमिनिस्ट्रेटर और सीमित संख्या में जियोफेंस (जैसे, 2 लोकेशन) की सुविधा उपलब्ध है। कई लोकेशन, जटिल शिफ्ट या कई मैनेजर वाले व्यवसायों के लिए पेड प्लान आवश्यक है।
स्पेनिश संदर्भ को ध्यान में रखना आवश्यक है।स्पेनिश डेटा संरक्षण एजेंसी (AEPD) द्वारा बायोमेट्रिक्स का उपयोग करके उपस्थिति दर्ज करने पर कड़ी पाबंदी है, इसलिए जिबल के प्रस्ताव का यह पहलू, तकनीकी रूप से उत्कृष्ट होने के बावजूद, स्पेन में संवेदनशील है। आईफ़ोन के लिए एक सरल और शक्तिशाली उपस्थिति दर्ज करने वाले ऐप के रूप में, यह बहुत अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन इसे सावधानीपूर्वक और कानूनी सलाह के साथ कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए।
सेसम एचआर: उन्नत समय ट्रैकिंग सुविधाओं वाला एक संपूर्ण एचआर प्लेटफॉर्म
तिल एचआर यह एक साधारण समय घड़ी से कहीं अधिक है।यह एक मानव संसाधन सॉफ्टवेयर है जो कर्मचारी अनुभव पर केंद्रित है, और इसकी मदद से आप अपने आईफोन से ही अपनी उपस्थिति दर्ज कर सकते हैं, शिफ्ट, शेड्यूल, छुट्टियां, अनुपस्थिति, दस्तावेज़ीकरण और यहां तक कि प्रदर्शन समीक्षा भी प्रबंधित कर सकते हैं।
समय का पता लगाने के लिए, यह मोबाइल, वेब या टर्मिनलों के माध्यम से पंजीकरण की सुविधा प्रदान करता है।कार्य अनुसूची, ओवरटाइम सीमा, निर्यात योग्य रिपोर्ट और ऑडिटिंग टूल का उन्नत प्रबंधन। इसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हस्ताक्षर और एक कर्मचारी पोर्टल भी एकीकृत है, जिससे सभी रोजगार संबंधी संबंध केंद्रीकृत हो जाते हैं।
यह विशेष रूप से जटिल संरचना वाली मध्यम और बड़ी कंपनियों के लिए शक्तिशाली है।इसमें कई विभाग, अनेक स्थान और मानव संसाधन प्रक्रियाओं को एकीकृत करने की आवश्यकता शामिल है। इसके परिणामस्वरूप, छोटे लघु एवं मध्यम उद्यमों के लिए आमतौर पर न्यूनतम मासिक लागत अपेक्षाकृत अधिक होती है।
यदि आप अपने लगभग सभी बैक-ऑफिस कर्मचारियों को एक ही प्लेटफॉर्म पर केंद्रीकृत करना चाहते हैंSesame HR सबसे भरोसेमंद विकल्पों में से एक है, जिसके प्लान लगभग €5,50/उपयोगकर्ता/माह से शुरू होते हैं और कुल न्यूनतम आवश्यकताओं की समीक्षा निर्णय लेने से पहले की जानी चाहिए।
हबस्टाफ: दूरस्थ टीमों के लिए समय ट्रैकिंग और उत्पादकता
हबस्तफ इसे दूरस्थ टीमों और रिमोट वर्क को ध्यान में रखकर डिजाइन किया गया था।आईफोन से समय रिकॉर्ड करने के अलावा, इसमें जीपीएस ट्रैकिंग, रूट, जियोफेंसिंग, गतिविधि निगरानी और कुछ प्लान में स्क्रीनशॉट लेने की सुविधा भी शामिल है।
उनका प्रस्ताव है कि प्रबंधक को प्रत्येक व्यक्ति के कार्य, समय और स्थान का बहुत विस्तृत विवरण प्रदान किया जाए।गतिविधि रिपोर्ट, परियोजना समय और दर्ज किए गए घंटों के आधार पर भुगतान या वेतन का स्वचालन।
यह उन कंपनियों के लिए एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है जिनमें कई फील्ड वर्कर या पूरी तरह से रिमोट वर्कर हैं। वे यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कार्यदिवस और लक्ष्य पूरे हों। साथ ही, स्क्रीनशॉट या गहन निगरानी जैसी सुविधाओं का अत्यधिक उपयोग करने पर यह दखलंदाजी का कारण भी बन सकता है।
उनकी योजनाएं लगभग $4,99-$7 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह से शुरू होती हैं।इसमें 14 दिन का निःशुल्क परीक्षण शामिल है। iPhone के साथ एकीकृत होने के कारण यह बहुत अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन आपकी कंपनी की संस्कृति में नियंत्रण और विश्वास के बीच संतुलन पर सावधानीपूर्वक विचार करना महत्वपूर्ण है।
बीबोल: उन्नत समय और परियोजना प्रबंधन
बीबोल इसमें ग्राहक, परियोजना, कार्य और कर्मचारी के आधार पर समय को बहुत विस्तार से रिकॉर्ड करने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है।शक्तिशाली और अनुकूलन योग्य रिपोर्टों के साथ, यह विशेष रूप से परामर्श कंपनियों, एजेंसियों और पेशेवर फर्मों के लिए आकर्षक है।
आप इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी अपने आईफोन से घंटों का रिकॉर्ड दर्ज कर सकते हैं।इसके बाद डेटा को सिंक्रोनाइज़ किया जाता है और अनुपस्थितियों का प्रबंधन किया जाता है। इसकी रिपोर्ट परियोजना की लाभप्रदता, कार्यभार और उत्पादकता को मापने में मदद करती हैं, साथ ही एक्सेल में एक्सपोर्ट करने और क्विकबुक्स जैसे टूल से कनेक्ट करने की सुविधा भी उपलब्ध है।
यह उन ऐप्स की तुलना में कुछ अधिक जटिल है जो केवल प्रवेश और निकास को रिकॉर्ड करते हैं।लेकिन इसके बदले में, यह विश्लेषण की ऐसी गहराई प्रदान करता है जिसकी बराबरी कुछ ही कर सकते हैं। इसकी सामान्य लागत प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह लगभग 8-9 यूरो है।
iPhone के लिए अन्य उल्लेखनीय समाधान: Intratime, Bizneo HR, Bixpe, Kenjo, TimeTac, Jibble, Toggl, Connecteam, Timely, Harvest…
ऊपर उल्लिखित प्रमुख प्लेटफार्मों के अलावा, एक पूरी अलग दुनिया भी है। बेहद दिलचस्प ऐप्स का इकोसिस्टम जिनका आईफोन ऐप भी उपलब्ध है। और जो आपके मामले के आधार पर उपयुक्त हो सकता है:
- अन्तर्वासनामोबाइल फोन से उपस्थिति दर्ज करना, छुट्टी का अनुरोध करना, सहायक दस्तावेज़ संलग्न करना और उपस्थिति सारांश देखना बेहद आसान है। उन कंपनियों के लिए आदर्श है जो कुछ हल्का और सरल चाहती हैं।
- बिज़्नेओ एचआरएक मॉड्यूलर एचआर सूट जहां आप केवल टाइम ट्रैकिंग की सदस्यता ले सकते हैं, या भर्ती, प्रदर्शन निगरानी आदि जोड़ सकते हैं। सुविधाओं में जियोलोकेशन-आधारित टाइम ट्रैकिंग, व्यय प्रबंधन और एक बेहतरीन मोबाइल ऐप शामिल हैं।
- बिक्सपेगतिशीलता और भौगोलिक स्थिति के मामले में मजबूत, वास्तविक समय में यह देखने का विकल्प कि कौन काम कर रहा है और कहाँ, साथ ही रिपोर्ट, परियोजना के अनुसार फ़िल्टर और सशुल्क संस्करण में अतिरिक्त सुविधाएँ।
- केन्जो: एक ऐसा मानव संसाधन प्लेटफॉर्म जो कर्मचारी अनुभव, कार्य वातावरण सर्वेक्षण, अनुपस्थिति विश्लेषण और मोबाइल पोर्टल पर केंद्रित है, जिसका उपयोग उपस्थिति दर्ज करने, वेतन विवरण देखने और शिफ्ट व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।
- टाइमटैकयह समय की निगरानी और कार्यों या परियोजनाओं के लिए समय आवंटन में उत्कृष्ट है, जिसमें कर्मचारी और विभाग के अनुसार आंकड़े उपलब्ध हैं, यह उन वातावरणों के लिए आदर्श है जहां प्रत्येक समयावधि में किए गए कार्य का बहुत महत्व होता है।
- टॉगल ट्रैकयह अपने टाइमर, मजबूत रिपोर्ट और पोमोडोरो टाइमर या सिरी के साथ वॉयस कमांड जैसी अतिरिक्त सुविधाओं के साथ समय नियंत्रण में आसानी के लिए जाना जाता है।
- कनेक्टीम (ऑल-इन-वन)यह गैर-कार्यालय टीमों पर केंद्रित है, जिसमें मजबूत आंतरिक संचार घटक (चैट, चेकलिस्ट, फॉर्म) और जीपीएस टाइम ट्रैकिंग की सुविधा है।
- समय परयह ऐप और वेबसाइटों में लगभग स्वचालित समय ट्रैकिंग, कैलेंडर और ऐप्पल वॉच ऐप के साथ सिंक्रोनाइज़ेशन पर केंद्रित है; यह मुख्य रूप से ज्ञान-आधारित पेशेवरों के लिए उपयुक्त है।
- फसलयह समय ट्रैकिंग को व्यय ट्रैकिंग और इनवॉइसिंग के साथ जोड़ता है, जिससे यह फ्रीलांसरों और छोटे स्टूडियो के लिए आदर्श बन जाता है जो प्रति घंटे के हिसाब से बिल बनाते हैं।
उन सभी के ऐप्स ऐप स्टोर पर उपलब्ध हैं और वे आईफोन साइनिंग प्रक्रिया को अच्छी तरह से कवर करते हैं।हालांकि, इनकी जटिलता, कार्यक्षेत्र (परियोजनाएं, मानव संसाधन, उत्पादकता) और कीमत में काफी अंतर होता है। सबसे समझदारी भरा उपाय यह है कि आप डेमो आजमाएं और देखें कि कौन सा आपके काम करने के तरीके के लिए सबसे उपयुक्त है।
मुफ़्त (या लगभग मुफ़्त) टाइम ट्रैकिंग ऐप्स और कंपनी के आकार के आधार पर सही ऐप का चुनाव कैसे करें
"मुफ्त" सुनने में तो बहुत अच्छा लगता है, लेकिन समय के मामले में अक्सर कुछ शर्तें और नियम होते हैं।महत्वपूर्ण बात यह नहीं है कि आपको कुछ भी भुगतान नहीं करना है, बल्कि यह समझना है कि प्रत्येक मॉडल की क्या सीमाएँ हैं और क्या यह आपके बड़े होने पर या निरीक्षण के दौरान आपके लिए नुकसानदायक साबित होगा।
Clockify, Jibble और Kronjop "मुफ्त" सेवाओं के लिए तीन अलग-अलग दृष्टिकोणों का प्रतिनिधित्व करते हैं।:
- घड़ी भरअसीमित उपयोगकर्ता और निःशुल्क समय ट्रैकिंग की सुविधा, लेकिन आंतरिक नियंत्रण उपकरण (अनुमोदन, समय अवरोधन, अवकाश प्रबंधन) केवल सशुल्क योजनाओं में उपलब्ध हैं। परियोजनाओं पर केंद्रित उच्च-विश्वास वाली टीमों के लिए आदर्श।
- जिबलफ्री प्लान में उन्नत उपयोग की सुविधा तो है, लेकिन सीमित संरचना (एक शेड्यूल, एक एडमिन, कुछ जियोफेंस) के साथ। यह सरल लेकिन बड़ी कंपनियों के लिए बहुत अच्छा काम करता है।
- क्रोनजोप: सभी कानूनी गारंटियों के साथ निःशुल्क परीक्षण अवधि, और फिर प्रति उपयोगकर्ता बहुत कम लागत, केवल उन मॉड्यूल के लिए भुगतान करना जिनका आप वास्तव में उपयोग करते हैं (उदाहरण के लिए, केवल समय ट्रैकिंग)।
आपकी कंपनी के आकार के आधार पर, विकल्प काफी हद तक बदल जाता है।:
सूक्ष्म उद्यम (10 से कम कर्मचारी)उन्हें मुख्य रूप से कानून का पालन करना होता है, लेकिन अतिवादी रवैया नहीं अपनाना चाहिए। क्रोनजॉप का एसेंशियल प्लान अपनी कीमत और कानूनी पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने के कारण इस आवश्यकता को बखूबी पूरा करता है; क्लॉकफ़ाई या जिबल के मुफ़्त प्लान तब पर्याप्त होते हैं जब आंतरिक विश्वास बहुत अधिक हो और बुनियादी नियंत्रण ही काफी हो।
10 से 50 कर्मचारियों वाली लघु एवं मध्यम उद्यम (एसएमई)इस स्तर पर, आपको छुट्टियों, अनुपस्थितियों, कई शेड्यूलों और शायद अलग-अलग स्थानों को भी मैनेज करने की आवश्यकता होती है। मुफ़्त प्लान की सीमाएँ समस्या बनने लगती हैं। फैक्टरियल, केन्जो या सेसम एचआर जैसे व्यापक एचआर समाधानों के अलावा, क्लॉकफ़ाई स्टैंडर्ड/प्रो, जिबल प्रीमियम या क्रोनजॉप जैसे उच्च स्तरीय प्लान पर विचार करना समझदारी भरा कदम होगा।
50 से अधिक कर्मचारीयह फिल्म पहले से ही जटिल बदलावों, बड़े कार्यबल, विभिन्न समझौतों और गंभीर प्रबंधन प्रणालियों की आवश्यकता जैसे मुद्दों से निपटती है। Sesame HR, Factorial, Kenjo, TrackPeople, Woffu जैसे संपूर्ण प्लेटफॉर्म, या AI और उन्नत जियोलोकेशन से लैस Kronjop जैसे प्लेटफॉर्म यहां उत्कृष्ट प्रदर्शन करते हैं।
केवल "€0" की प्रारंभिक कीमत के आधार पर चयन करने से अक्सर कष्टदायक स्थानांतरण, ऐतिहासिक डेटा की हानि या पता लगाने की क्षमता की कमी जैसी समस्याएं उत्पन्न होती हैं।सेवा प्रदाता बदलने की स्थिति में स्केलेबिलिटी, कानूनी सहायता और सभी डेटा को आसानी से निर्यात करने पर ध्यान केंद्रित करना सबसे अच्छा है।
बिना किसी परेशानी के अपनी कंपनी में टाइम ट्रैकिंग ऐप कैसे लागू करें
दुनिया का सबसे अच्छा ऐप भी असफल हो जाएगा यदि लोग इसका उपयोग नहीं करते हैं या इसे एक अनावश्यक बिग ब्रदर के रूप में देखते हैं।एक नई समय-निर्धारण प्रणाली को लागू करने में बहुत सारी तकनीक शामिल होती है, लेकिन साथ ही आंतरिक संचार और सामान्य ज्ञान भी आवश्यक होता है।
एक अच्छा तरीका आमतौर पर पहले "क्यों" समझाना और फिर "कैसे" समझाना होता है।: यह बात सभी को समझ में आनी चाहिए कि यह प्रबंधन की मनमानी या निगरानी का तरीका नहीं है, बल्कि एक कानूनी दायित्व और समस्याओं, वेतन संबंधी त्रुटियों और दंडों से बचने का एक साधन है।
एक छोटी और विविध टीम के साथ पायलट परीक्षण करना अत्यधिक अनुशंसित है। ऐप को पूरी कंपनी में लॉन्च करने से पहले (कम तकनीकी जानकारी रखने वाले लोगों सहित) उनसे फीडबैक जरूर लें। उपयोगिता, नोटिफिकेशन, बैटरी खपत या कनेक्टिविटी संबंधी समस्याओं पर उनकी प्रतिक्रिया से आपको बाद में होने वाली कई शिकायतों से बचने में मदद मिलेगी।
प्रशिक्षण एक अंतहीन पाठ्यक्रम होना आवश्यक नहीं है।अक्सर, एक छोटा वीडियो या 15 मिनट का सेशन ही iPhone का उपयोग करके उपयोगकर्ताओं को लॉग इन और लॉग आउट करना सिखाने, यह समझाने कि वे लॉग इन करना क्यों भूल गए, और अपना इतिहास देखने के लिए पर्याप्त होता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि अगर कुछ गड़बड़ हो जाए तो सभी को पता होना चाहिए कि किससे संपर्क करना है।
अंत में, यह सुनिश्चित करें कि चयनित प्रणाली नियंत्रित त्रुटि सुधार की अनुमति देती हो।हम सभी कभी-कभी हाजिरी लगाना भूल जाते हैं। इस चूक को दर्ज करने के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया का होना बेहद जरूरी है, ताकि कानूनी खामियां या अनावश्यक परेशानी पैदा न हो।
अंततः, आपके आईफोन से काम पर आने का समय रिकॉर्ड करने के लिए सबसे अच्छा टाइम ट्रैकिंग ऐप वही है जो आपकी कंपनी के आकार, आपकी दैनिक प्रक्रियाओं और आपके कानूनी जोखिम के स्तर के अनुकूल हो।ज़रूरी नहीं कि आप सबसे ज़्यादा प्रचारित या सबसे ज़्यादा बटन वाला समाधान चुनें। अगर आप एक सरल समाधान चुनते हैं जिसमें अच्छा मोबाइल ऐप, स्पष्ट रिपोर्ट, उपयोगी इंटीग्रेशन और त्वरित सहायता उपलब्ध हो, तो आप समय ट्रैकिंग को लगभग स्वचालित प्रक्रिया में बदल देंगे। इससे आपकी सारी परेशानियाँ दूर हो जाएँगी, आप किसी भी निरीक्षण के लिए तैयार रहेंगे और आप अपना ध्यान मुख्य चीज़ों पर केंद्रित कर सकेंगे: यह सुनिश्चित करना कि आपकी टीम अपना काम अच्छे से करे और अपने समय का सदुपयोग करे।
